Статутът на Сектор „Вътрешен одит” е официален писмен документ, подписан от Кмета на Община Хасково – Станислав Дечев и Ръководител вътрешен одит – Надя Диамандиева от Сектор „Вътрешен одит”. Статутът се изготвя на основание чл. 27 ал. 1, т. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор (ЗВОПС), във връзка със Стандарт № 1000 от Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит в публичния сектор/ Стандарт № 1000 / приети от Института на вътрешните одитори (ИВОБ) и е разработен в съответствие с дадените насоки в Наръчника за вътрешен одит, утвърден от министъра на финансите /Приложение 2 към Глава I , том I / .

Настоящият Статут регламентира целите, правомощията, отговорностите и позицията на вътрешния одит в рамките на Община Хасково, включително естеството на функционалното докладване пред Кмета на Общината; регламентира достъпа до документация, персонал и имущество, необходим за изпълнението на ангажиментите и дефинира обхвата на вътрешния одит, както и връзките и правоотношенията с други държавни органи, структури и организации.

Вътрешният одит в Община Хасково се осъществява от Сектор „Вътрешен одит„, съгласно чл.12 от ЗВОПС и е на пряко подчинение на Кмета на Общината.

І. СЪЩНОСТ И РОЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ

Вътрешният одит е независима и обективна дейност за даване на увереност или консултиране, предназначена да носи полза и да подобрява дейността на Община Хасково.

Вътрешният одит се осъществява чрез два вида одитни ангажименти:

• Одитен ангажимент за даване на увереност (ОАУ) – предоставяне на обективна оценка на доказателствата от страна на РВО / ВО / - Сектор „ Вътрешен одит „ с цел да се предостави независимо мнение или направи извод относно процес, структура или друг обект на одит. Одитният ангажимент за даване на увереност се осъществява основно чрез: одит на системите, одит за съответствие, одит на изпълнението, финансов одит, одит на информационните системи и технологии.

• Анонсиране на одитния ангажимент за увереност;

Одитния ангажимент за даване на увереност се извършва въз основа на заповед на кмета на Община Хасково. РВО / ВО / изпраща уведомително писмо до ръководителя на одитната единица, с която да го уведоми за предстоящия одит, като посочи датата за откриване на ангажимента и имената на вътрешните одитори, които ще го извършат. С уведомителното писмо може да се поиска :

• Предоставяне на допълнителна информация;

• Определяне на лице за контакти;

• Уточняване на дата за встъпителна / първоначална среща ;

• Одитен ангажимент за консултиране (ОАК) – изразява се в даване на съвет, мнение, обучение и други, предназначени да подобряват процесите на управление на риска и контрола, без РВО / ВО / от Сектор „ Вътрешен одит „ да поема управленска отговорност за това.

Консултантската дейност на Сектор „Вътрешен одит„ може да се осъществява под формата на :

• Официални ангажименти за консултиране;

Тези ангажименти се инициират от Кмета на Общината. Целите, обхват и начин на представяне на резултатите се договарят между Кмета и РВО/ВО/. При значими ангажименти, постигнатите договорености се документират в писмено споразумение или одитен план утвърден от Кмета.

Ресурсите необходими за одитния ангажимент за консултиране и одитните техники се определят от РВО / ВО /.

Официалният одитен ангажимент за консултиране може да бъде включен в годишния план по вътрешния одит или да се възложи текущо през годината. В случай, че необходимостта е възникнала след одобрението на годишния план и изпълнението на ангажимента за консултиране ще доведе до неизпълнение на други планирани ангажименти, може да се извърши промяна в годишния план, след като се постигне съгласие с Кмета на Общината.

РВО/ ВО/ от Сектор „Вътрешен одит„ може да откаже изпълнението на одитния ангажимент за консултиране в случай, че ВО не притежават знанията необходими за изпълнението на целия ангажимент или на част от него. В тези случаи

може да предложи на Кмета на Общината да назначи експерт.

• Неофициални ангажименти за консултиране.

Неофициалните ангажименти за консултиране се осъществяват като част от текущата рутинна дейност на вътрешните одитори. В неофициалните ангажименти за консултиране се включват дейности като:

• Разговори, обсъждания с длъжностни лица от общинска администрация, или с длъжностни лица от второстепенни разпоредители, общински предприятия и дружества.

• Рутинна обмяна на информация, която не противоречи на Закона за вътрешния одит в публичния сектор /ЗВОПС/, Етичния кодекс на вътрешните одитори и Международните стандарти за вътрешния одит в публичния сектор.

Даването на мнение и съвети по определени въпроси би подпомогнало за преодоляване на констатирани слабости и нередности и подобряване на дейностите и процесите.

Вътрешният одит играе съществена роля за постигане целите на Общината, като подпомага ръководството чрез:

1. Идентифициране и оценяване на рисковете в Общината;

2. Оценяване на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:

2.1. идентифицирането, оценяването и управлението на риска от ръководството на Общината;

2.2. съответствието със законодателството, вътрешните актове и договорите;

2.3. надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация;

2.4. ефективността, ефикасността и икономичността на дейностите;

2.5. опазване на активите и информацията;

2.6. изпълнението на задачите и постигането на целите.

3. Даване на препоръки за подобряването на дейностите в Общината.

Вътрешният одит използва систематичен и дисциплиниран подход за оценка и подобряване на ефективността на процесите по управление, контрол и управление на риска.

От вътрешния одит се очаква:

1. Да демонстрира почтеност;

2. Да демонстрира компетентност и професионална грижа;

3. Да  бъде обективен и да не се поддава на натиск (независим);

4. Да се води от стратегиите, целите и рисковете на организацията;

5. Да е подходящо позициониран и да разполага с адекватни ресурси;

6. Да демонстрира качество на работа и непрекъснато усъвършенстване;

7. Да комуникира ефективно;

8. Да предоставя увереност чрез прилагане на рисково-базиран подход;

9. Да е проницателен, проактивен и ориентиран към бъдещето;

10. Да насърчава подобренията в организацията.

ІІ. ОБХВАТ

Сектор „Вътрешен одит” осъществява дейността по вътрешен одит на всички структури, програми, дейности и процеси в организацията, включително финансираните със средства от Европейския съюз в съответствие с чл. 13, ал. 1 от ЗВОПС.

В обхвата на сектор „Вътрешен одит” попадат организациите, чиито ръководители са разпоредители с бюджет от по- ниска степен в системата на Общината, търговските дружества по чл. 61 от Търговския закон, тъй като в посочените организации не е изградено самостоятелно звено за вътрешен одит. Съставът на одитните единици от одитната вселена на Община Хасково се актуализира ежегодно и при изготвяне на стратегическия и годишен план от Сектор

„Вътрешен одит„ .

Във връзка с изпълнение на одитните ангажименти за даване на увереност Сектор „Вътрешен одит“ може да извършва проверки в структури и лица извън организацията, в която осъществява дейността си съгласно чл. 13, ал. 5 и ал. 6 от ЗВОПС.

III. НЕЗАВИСИМОСТ

Сектор „Вътрешен одит” изпълнява задачите си ефективно и обективно /без натиск или упражняване на влияние/, само когато осъществява дейността си независимо.

Кметът на Община Хасково осигурява независимост на Сектор“ Вътрешен одит“.

Независимостта се постига чрез осигуряване на:

1. Пряко подчинение на вътрешния одит на Кмета на Община Хасково ;

2. Докладване резултатите от одитните ангажименти и за дейността по вътрешен одит, като цяло директно на Кмета на Община Хасково, с което се гарантира функционалната и организационна независимост на вътрешния одит ;

3. Назначаване и освобождаване на вътрешните одитори в Сектор „Вътрешен одит” се извършват след писмено съгласие от Министъра на финансите и в съответствие с чл. 21, ал.5 от ЗВОПС;

4.Осъществяване на функции и дейности в Община Хасково, свързани само с дейността по вътрешен одит, без да се допуска намеса при планиране, извършване и докладване на резултатите от одитните ангажименти.

5.Свободен достъп до ръководството и всички служители в общината, всички активи на организацията, цялата документация и информация.

IV.ОТГОВОРНОСТИ НА РВО/ВО/ ОТ СЕКТОР „ВЪТРЕШЕН ОДИТ”- ОБЩИНА ХАСКОВО.

Сектор „Вътрешен одит” осъществяват дейността по вътрешен одит, като отговарят за:

1. Спазване на ЗВОПС, Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит, Етичния кодекс на вътрешните одитори, Статута на Сектор „Вътрешен одит„ и утвърдената от министъра на финансите методология за вътрешен одит в публичния сектор;

2. Неразкриване информация, станала им известна във връзка с осъществяване на дейността, освен в предвидените в закона случаи;

3. Разработване на тригодишен стратегически план за дейността на Сектор „Вътрешен одит”, базиран на оценка на риска и в съответствие със стратегическите цели на Община Хасково, стратегическите цели и обхвата на вътрешния одит. Стратегическият план се съгласува с одитния комитет, ако има сформиран такъв и се утвърждава от Кмета на Община Хасково след предварително обсъждане;

4. Изготвяне на годишен план за дейността на Сектор „Вътрешен одит„ базиран на стратегическия план и на оценката на риска. Предложените от Кмета на Община Хасково одитни ангажименти за консултиране се включват в годишния план след обсъждането им с вътрешните одитори от Сектор „Вътрешен одит“. Годишният план се съгласува с одитния комитет, ако има сформиран такъв и се утвърждава от Кмета на Община Хасково след предварително обсъждане.

5. За изпълнението на одитни ангажименти за увереност, РВО /ВО/ от Сектор „ Вътрешен одит „ изготвят одитен план, оценка на риска и работна програма.

Преди поемането на одитни ангажименти, РВО/ВО/ следва да оцени дали вътрешните одитори притежават необходимите знания и умения за изпълнение на одитния ангажимент;

6. Осигуряване ефективно и ефикасно осъществяване на одитните ангажименти и изпълнението на одитния план. Вътрешните одитори носят персонална отговорност за констатациите, изводите и препоръките, изготвени от тях;

7. Своевременно докладване на резултатите от одитните ангажименти на Кмета на Общината и проследяване изпълнението на дадените в одитните доклади препоръки;

8. Разработване и прилагане на програма за осигуряване качеството на одитната дейност , включващи вътрешни и външни оценки.

9. Въвеждане на процедури за гарантиране на прилагането на наръчниците, указанията и методологията за вътрешен одит в публичния сектор, разработвани от дирекция „Методология на контрола и вътрешен одит“ в Министерство на финансите.

V. ДОКЛАДВАНЕ

Сектор „Вътрешния одит”:

1. Резултатите от одитния ангажимент за увереност се отразяват в предварителен одитен доклад, който се изготвя в два екземпляра, един за ръководителя на одитираната структура и един за Сектор „Вътрешен одит„.

Предварителният одитен доклад се връчва на ръководителя за даване на становище в срок 7 / седем / работни дни от връчването му. След изтичане на срока се изготвя окончателен одитен доклад. Окончателният одитен доклад се регистрира в регистър на Сектор „Вътрешен одит” и се предоставя на съответните ръководни длъжностни лица на одитираната система. С докладна записка резюме от окончателния одитен доклад се представя и на Кмета на Община Хасково.

Връчването на окончателния доклад се документира и се обсъжда процедурата във връзка с изготвяне на план за действие за дадените препоръки.

2. Резултатът от одитния ангажимент за консултиране се документира писмено във форма /доклад или писмо/ и се докладва в зависимост от естеството на ангажимента.

3. Сектор „Вътрешния одит”:

   1. Уведомява Кмета на Община Хасково за идентифицирани от Сектор „Вътрешен одит„ индикатори за измама и дава предложения за предприемане на мерки и уведомяване на компетентните органи. В случай, че Кмета на Община Хасково не предприеме действия в 14-дневен срок от докладването, Сектор „Вътрешен одит“ уведомява компетентните органи и одитния комитет, ако има сформиран такъв съгласно чл. 30, ал. 2 от ЗВОПС;

   2. Организира изготвянето на годишен доклад за дейността на Сектор „Вътрешен одит“.

   3. Организира проследяване на изпълнението на дадените препоръки на ръководителите на одитираните единици и докладва чрез годишния доклад за резултатите от изпълнението на Кмета на Община Хасково, а при необходимост – и на одитния комитет;

   4. Присъства на срещите с ръководството на Общината по въпроси касаещи дейността на вътрешния одит, обсъжда и докладва въпроси, свързани с одитната дейност и дейността на организацията. Докладва за идентифицирани съществени рискове и въпроси, свързани с контрола, които могат да повлияят неблагоприятно за постигане целите на Общината ;

   5. Провежда срещи с Кмета на Общината по въпроси, свързани с дейността по вътрешен одит.

   6. Предоставя документация, съхранявана в Сектор „Вътрешен одит„ след поискване от Кмета на Общината, или на упълномощените от него длъжностни лица/ за всеки конкретен случай /след официално писмено искане.

VI. ОТГОВОРНОСТИ НА КМЕТА НА ОБЩИНАТА ПО ОТНОШЕНИЕ ДЕЙНОСТТА ПО ВЪТРЕШЕН ОДИТ

КМЕТЪТ НА ОБЩИНАТА;

1. Изгражда Сектор „Вътрешен одит“ съгласно изискванията на чл.12 и чл.14 , ал.2 от ЗВОПС и осигурява необходимите за ефективното функциониране на вътрешния одит ресурси (персонал, оборудване, материална база/помещения за работа и други);

2. Одобрява привличането на външни експерти, когато са необходими специфични знания и умения, свързани с изпълнението на конкретен одитен ангажимент, различни от тези по вътрешен одит, по предложение от РВО / ВО / на Сектор „Вътрешен одит“;

3. Осигурява съдействието на всички длъжностни лица в Общината във връзка с изпълнението на одитните ангажименти;

4. Утвърждава плановете за действие за изпълнение на дадените в одитни доклади препоръки.

5. Осигурява участието на вътрешните одитори в квалификационни курсове и семинари във връзка с промените в нормативната уредба, касаещи дейността на Общината и вътрешния одит.

6. Изпраща обобщеният годишен доклад за дейността по вътрешен одит в Министерство на финансите до 10 март на следващата година.

VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ

1. РВО/ВО/ от Сектор „Вътрешен одит“ координира взаимодействието с външните одитори от Сметната палата, Агенция за държавна финансова инспекция и други контролни органи.

2. РВО/ВО / от Сектор „Вътрешен одит” подготвя за изпращане със знанието и одобрението на Кмета на Община Хасково на всички необходими документи и материали, изисквани от Дирекция „Методология на контрола и вътрешен одит“ при Министерство на финансите, във връзка с осъществяване на функциите на Сектор “ Вътрешен одит“.

VIII. МОНИТОРИНГ

Статутът на Сектор „Вътрешен одит” е предмет на мониторинг и периодично актуализиране, свързано с промени във външните и вътрешни фактори оказващи влияние върху дейността по вътрешен одит, като промени в нормативната уредба и/или структурни промени водещи до промяна в състава на звената обект на одитиране. С цел повишаване ефективността на одитната дейност всяка от страните може да предлага изменения и/или допълнения на Статута. РВО веднъж годишно преглежда и оценява статута по отношение на дефинираните цел, обхват и отговорности, като гаранция за това, че той е адекватен и подпомага вътрешния одит при реализиране на целите му. За извършената оценка се съставя работен документи.

С цел повишаване на ефективността на одитната дейност всяка от страните може да предлага изменения и/или допълнения на Статута. Обсъждането на Статута с Кмета на Общината се документира с паметна записка от проведената среща.

Когато след извършване на мониторинга се установи необходимост от актуализиране на действащия Статут, той се изменя и допълва по реда на чл. 27, ал. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

Настоящият документ влиза в сила от датата на подписване.

Дата: 24.01.2024г.